Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie Catalizo Global Solutions („wir“, „uns“) personenbezogene Daten in Catz Connect verarbeitet. Sie gilt für die Website catzconnect.com, das Admin-Panel, die API und die SDKs, das Webmail Catz Mail (mail.catzconnect.com), die mobile App Catz Mail, unsere Mail-, Kalender- und Kontaktserver (SMTP, IMAP, POP3, CalDAV, CardDAV) und In-App-Anrufe – zusammen der „Dienst“.

Für die Nutzung des Dienstes gelten außerdem unsere Nutzungsbedingungen. „Organisation“ und „Kunde“ bezeichnen das Unternehmen, das ein Catz-Connect-Konto führt.

Wir sind Verantwortlicher für Daten über Inhaber von Panel-Konten, für Abrechnungsunterlagen, für Sicherheits- und Missbrauchsschutzdaten und für Besuche unserer Website.

Wir sind Auftragsverarbeiter für „Kundendaten“: die E-Mails, Nachrichten, Postfächer, Kontakte, Empfängerlisten, Geräte-Token und Anrufteilnehmer, die eine Organisation über den Dienst sendet, empfängt oder speichert. Verantwortlicher für diese Daten ist die Organisation. Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst zu erbringen, nach den Einstellungen und Weisungen der Organisation und unseren Bedingungen.

Wenn Sie eine über Catz Connect gesendete Nachricht erhalten haben, ein Postfach nutzen, das eine Organisation für Sie angelegt hat, oder eine App verwenden, die Catz Connect nutzt, wenden Sie sich zu Ihren Daten bitte zuerst an diese Organisation. Schreiben Sie stattdessen uns, leiten wir Ihr Anliegen an die Organisation weiter, soweit wir sie bestimmen können, und unterstützen sie bei der Antwort.

Panel-Konten

• Ihre E-Mail-Adresse, Ihr vollständiger Name und Ihre Oberflächensprache.
• Anmeldedaten: die Einmalcodes, die wir Ihnen per E-Mail senden (nur als Hash gespeichert), das Geheimnis Ihrer Authenticator-App (verschlüsselt), gehashte Backup-Codes, IP-Adresse und Browser (User-Agent) jeder Anmeldung sowie der Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung.
• Ihre Mitgliedschaften und Rollen in Organisationen, Einladungen, Benachrichtigungen und Feedback, das Sie uns senden.

Organisationen

• Name der Organisation, ihre Domains und DNS-Einstellungen, DKIM-Signaturschlüssel (verschlüsselt), API-Schlüssel (verschlüsselt und nur über einen geschlüsselten Hash auffindbar), Webhooks, Vorlagen und Einstellungen.
• Zugangsdaten der Anbieter, die eine Organisation anbindet – etwa für WhatsApp, SMS, Push oder Telefonie (verschlüsselt).
• Ein Aktivitätsprotokoll (Audit-Log) administrativer Aktionen: wer was wann getan hat, mit IP-Adresse und User-Agent.

Abrechnung

Zahlungen wickelt Stripe ab. Wir übermitteln Stripe die E-Mail-Adresse des Kontos, um einen Kundendatensatz anzulegen, und speichern die Kunden- und Abo-Kennungen bei Stripe, den Tarif, den Rechnungsstatus und die Nutzungszahlen, die für die Abrechnung von Mehrverbrauch nötig sind. Vollständige Kartennummern erhalten oder speichern wir nie.

Postfächer (Catz Mail)

• Name und Adresse des Postfachs, das Passwort (nur als Hash gespeichert), eine optionale Wiederherstellungsadresse, das Zwei-Faktor-Geheimnis (verschlüsselt) und gehashte Backup-Codes.
• Die E-Mails selbst – Betreff, Vorschau, Inhalt und Anhänge, die verschlüsselt gespeichert werden – sowie Ordner, Labels, Filter, Signaturen, Abwesenheitsnotizen, Kontakte, Kalender und Adressbücher.
• Ein geschlüsselter („blinder“) Suchindex, damit E-Mails durchsucht werden können, ohne lesbare Wörter zu speichern.
• Sitzungen (IP-Adresse, User-Agent, Zeitpunkte) und bei der mobilen App die für Benachrichtigungen registrierten Geräte (ein verschlüsseltes Firebase-Cloud-Messaging-Token, Plattform, App-Version, Gerätename und ob Vorschauen auf dem Sperrbildschirm angezeigt werden).

Nachrichten, die eine Organisation sendet oder empfängt

E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Empfänger, Inhalt und Metadaten der Nachrichten, Zustellereignisse (gesendet, zugestellt, unzustellbar, Beschwerde), Abmeldungen und Sperrlisten, Antworten und eingehende Nachrichten (z. B. WhatsApp-Unterhaltungen oder eine SMS mit „STOP“), Webhook-Zustellungen, Push-Nachrichten mit den Geräte-Token und Nutzerkennungen, die die App der Organisation liefert, sowie Anrufdaten (Teilnehmer, wie sie die App der Organisation bezeichnet, Beginn, Ende, Dauer). Dies sind Kundendaten.

Technische und Sicherheitsdaten

Wir nutzen IP-Adressen, um Anfragen zu begrenzen, wiederholte Fehlanmeldungen zu sperren und Missbrauch zu verhindern. Unsere Server-Fehlerprotokolle können IP-Adressen enthalten; sie werden nach Größe rotiert (standardmäßig sieben Dateien mit je bis zu 50 MiB), ältere Einträge werden also überschrieben.

Wir nutzen Kundendaten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.

Die Öffnungs- und Klickverfolgung ist optional und auf der Plattform ausgeschaltet, solange wir sie nicht aktivieren. Ist sie aktiviert, entscheidet jede Organisation – für die ganze Organisation, je Absenderdomain oder je Nachricht –, ob Öffnungen und Klicks erfasst werden. Standardmäßig wird nur Marketing-E-Mail (Massenversand) verfolgt; Transaktions-E-Mails wie Belege und Anmeldecodes nicht, und E-Mails, die Menschen aus ihren Postfächern schreiben, nie.

Eine Öffnung wird erfasst, wenn ein unsichtbares Bild in der Nachricht geladen wird; ein Klick, wenn ein Link aufgerufen wird, der über unsere Tracking-Adresse läuft. Wir speichern die Empfängeradresse, die Art des Ereignisses, den Zeitpunkt und bei Klicks das Linkziel. Die IP-Adresse des Empfängers speichern wir mit diesen Ereignissen nicht.

Marketing-E-Mails enthalten einen Ein-Klick-Abmelde-Header (List-Unsubscribe), den E-Mail-Programme als Schaltfläche „Abbestellen“ anzeigen, und Organisationen können einen Link zu ihrer Einstellungsseite einfügen, auf der Empfänger einzelne Themen oder alle E-Mails der Organisation abbestellen können. Abmeldungen kommen auf die Sperrliste der Organisation und werden vor jedem Versand geprüft. Empfänger können sich auch an die absendende Organisation wenden.

Organisationen binden ihre eigenen Anbieterkonten an – etwa die Meta WhatsApp Business Platform, SMS-Gateways (z. B. Twilio, Vonage, Plivo, Sinch, Infobip, Telnyx oder Amazon SNS), ein eigenes Firebase-Projekt für Push-Benachrichtigungen sowie Telefonie- oder Videoanbieter. Sendet eine Organisation über einen dieser Anbieter, werden Telefonnummer oder Geräte-Token des Empfängers und der Nachrichteninhalt an diesen Anbieter übermittelt, der sie nach seinen eigenen Bedingungen und Datenschutzbestimmungen und seinem Vertrag mit der Organisation verarbeitet.

Organisationen sind dafür verantwortlich, für jede Nachricht eine Rechtsgrundlage und, wo erforderlich, eine Einwilligung zu haben: insbesondere für Werbung, für WhatsApp-Nachrichten (die nach den WhatsApp-Richtlinien ein Opt-in des Empfängers erfordern) und für SMS. Der Dienst erfasst Abmeldungen – eine SMS- oder WhatsApp-Antwort „STOP“, die WhatsApp-Schaltfläche „Werbung stoppen“, Abmeldelinks und im Panel eingetragene Abmeldungen – und sperrt weitere Nachrichten an diese Nummer oder Adresse auf diesem Kanal.

Mit der Anruf-Engine von Catz Connect laufen Ton und Bild direkt zwischen den Teilnehmern (Peer-to-Peer), wenn das Netzwerk es erlaubt, sonst über unseren Relay-Server (TURN). Die Medien sind durch WebRTC zwischen den Geräten Ende-zu-Ende verschlüsselt; das Relay leitet sie nur weiter und kann sie nicht lesen. Anrufe werden nicht aufgezeichnet, Ton und Bild werden nicht gespeichert.

Chat- und Datennachrichten im Anruf laufen nach Möglichkeit direkt zwischen den Teilnehmern; laufen sie stattdessen über unseren Signalisierungsserver, wird ihr Inhalt weitergeleitet, aber nie gespeichert oder protokolliert.

Wir speichern einen Anrufdatensatz (wer teilgenommen hat, wie es die App der Organisation angibt, sowie wann und wie lange) für den Anrufverlauf der Organisation und für die Abrechnung. Wählt eine Organisation stattdessen einen externen Video- oder Telefonieanbieter, wickelt dieser den Anruf nach seinen eigenen Bedingungen ab, einschließlich einer Aufzeichnung, die die Organisation dort einrichtet.

Unsere Websites und Apps verwenden keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Cookies und keine Tracking-Skripte Dritter. Wir nutzen nur die Cookies und den Browserspeicher, die nötig sind, um Ihre Sprache zu speichern und Sie sicher angemeldet zu halten:

Panel und Webmail speichern außerdem die Browserhälfte dieses Schlüsselpaars und Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design im lokalen Speicher Ihres Browsers; das Panel hält eine nicht abgeschlossene Anmeldung bis zu 10 Minuten im Sitzungsspeicher. Nichts davon wird an Dritte weitergegeben.

Unsere Seiten laden Schriften von Google Fonts. Dazu verbindet sich Ihr Browser mit Servern von Google, die Ihre IP-Adresse und Browserangaben erhalten; siehe die Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

Catz Mail ist die Mail-App für Postfächer, die bei Catz Connect gehostet werden. Postfachkonten legt Ihre Organisation an; in der App kann sich niemand selbst registrieren.

• Auf Ihrem Gerät: Sitzungstoken und Verschlüsselungsschlüssel jedes angemeldeten Postfachs liegen im sicheren Speicher des Systems (iOS-Schlüsselbund / Android Keystore). E-Mails werden über eine verschlüsselte Verbindung von unseren Servern geladen. Anhänge, die Sie herunterladen, und Nachrichten, die Sie exportieren, werden im eigenen Speicher der App abgelegt und gelöscht, wenn Sie sich von diesem Postfach abmelden oder es aus der App entfernen.
• Benachrichtigungen: Wenn Sie sie erlauben, registriert die App ein Firebase-Cloud-Messaging-Token (FCM), das wir verschlüsselt speichern. Benachrichtigungen über neue E-Mails werden über den FCM-Dienst von Google zugestellt. Sie können Absender und Betreff auf dem Sperrbildschirm zeigen; in den Benachrichtigungseinstellungen der App können Sie die Vorschau je Konto ausschalten – dann melden sie nur, dass neue E-Mails eingegangen sind.
• Berechtigungen: Internetzugriff und, wenn Sie es erlauben, Benachrichtigungen. Die App liest nur die Dateien, Fotos oder Videos, die Sie selbst zum Anhängen auswählen; unter iOS fragt sie nur dann nach Zugriff auf Fotomediathek, Kamera oder Mikrofon, wenn Sie auf diesem Weg ein Foto oder Video anhängen möchten.
• Keine Werbung, keine Analyse: Die App enthält keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-SDKs und greift nicht auf Ihren Standort oder Ihre Kontakte zu.

Konto und Daten löschen

• Wenn Sie sich in der App von einem Postfach abmelden, werden dessen Sitzung, Schlüssel und gespeicherte Dateien vom Gerät entfernt und das Gerät von Benachrichtigungen abgemeldet. Beim Deinstallieren der App werden alle ihre Daten vom Gerät entfernt.
• Ihr Postfachkonto gehört Ihrer Organisation. Um das Postfach und seine E-Mails zu löschen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation: Administratoren können ein Postfach mitsamt allen gespeicherten E-Mails im Admin-Panel löschen.
• Sie können auch von Ihrer Postfachadresse an developers@catalizo.com schreiben (oder uns die Adresse nennen) und die Löschung des Kontos und seiner Daten verlangen. Wir prüfen die Anfrage und führen sie gemeinsam mit Ihrer Organisation aus; einige Daten können aufbewahrt werden, soweit das Gesetz es verlangt, wie unter Wie lange wir Daten aufbewahren beschrieben.

• Dienstleister, die uns beim Betrieb des Dienstes helfen: Stripe (Zahlungen), Google (Firebase Cloud Messaging für Catz-Mail-Benachrichtigungen sowie Google Fonts) und die Hosting- und Infrastrukturanbieter, die unsere Server betreiben. Sie dürfen die Daten nur nutzen, um ihre Leistungen für uns zu erbringen.
• Die Anbieter, die eine Organisation anbindet (WhatsApp, SMS, Push, Telefonie oder Video), wie oben beschrieben, nach den Weisungen dieser Organisation.
• Mailserver und Netze der Empfänger: Die Zustellung einer E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht gibt sie zwangsläufig an den Anbieter des Empfängers weiter.
• Behörden und Berater, wenn das Gesetz es verlangt, um die Sicherheit von Menschen oder unsere Rechte zu schützen oder unsere Bedingungen durchzusetzen; sowie unsere zur Verschwiegenheit verpflichteten Berater.
• Ein Nachfolger, wenn unser Geschäft oder der Dienst übertragen wird; für die übertragenen Daten gilt diese Erklärung dann weiter.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung im Sinne des kalifornischen Rechts weiter („sharing“).

Wir bewahren Daten so lange auf, wie es für die genannten Zwecke nötig ist. Die Standardfristen sind:

Wird eine Organisation gelöscht, wird sie aus dem Dienst entfernt, und ihr Inhaber kann gleichzeitig die gespeicherten E-Mail-Dateien löschen lassen; ein minimaler Datensatz (z. B. Aktivitätsprotokoll und Abrechnungsunterlagen) bleibt für Sicherheits-, Prüf- und Rechtszwecke erhalten. Wenn verbleibende personenbezogene Daten gelöscht werden sollen, wenden Sie sich an uns.

• Verbindungen zum Dienst nutzen TLS; Anfragen zwischen unseren Apps und unserer API sind zusätzlich Ende-zu-Ende verschlüsselt.
• E-Mail-Inhalte, Anhänge und Betreffzeilen, Anbieterzugangsdaten, Signaturschlüssel, API-Schlüssel und Zwei-Faktor-Geheimnisse werden verschlüsselt gespeichert (XChaCha20-Poly1305 mit je Zweck abgeleiteten Schlüsseln). Sitzungstoken werden nur als geschlüsselte Hashes gespeichert, Passwörter und Backup-Codes nur als Hashes.
• Für das Admin-Panel ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht, für Postfächer ist sie verfügbar. Wiederholte Fehlanmeldungen werden gesperrt, Anfragen werden ratenbegrenzt.
• Administrative Aktionen werden in einem Aktivitätsprotokoll erfasst, das Inhaber von Organisationen einsehen können.

Kein System ist vollkommen sicher. Erfahren wir von einem Sicherheitsvorfall, der Ihre personenbezogenen Daten betrifft, benachrichtigen wir Sie und die Behörden, wie es das Gesetz verlangt.

Für alle

Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten verlangen sowie deren Berichtigung, Export oder Löschung. Schreiben Sie an developers@catalizo.com. Wir prüfen Ihre Identität (z. B. durch eine Antwort an die Adresse des Kontos) und antworten innerhalb eines Monats oder der Frist, die Ihr lokales Recht vorsieht.

EWR, Vereinigtes Königreich und Schweiz (DSGVO / UK GDPR)

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (auch gegen Verarbeitungen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können sich außerdem bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Kalifornien und andere US-Bundesstaaten (CCPA/CPRA und ähnliche Gesetze)

Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir sie nutzen und offenlegen, sowie das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, geben sie nicht weiter („sharing“) und nutzen keine sensiblen Daten, um Rückschlüsse auf Sie zu ziehen – es gibt daher nichts, dem Sie widersprechen müssten. Sie können einen bevollmächtigten Vertreter einsetzen, und wir benachteiligen Sie nicht, wenn Sie Ihre Rechte ausüben. Die Kategorien, die wir erheben, sind unter Welche Daten wir erheben beschrieben: Kennungen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse), Konto- und Sicherheitsdaten, geschäftliche Informationen (Tarif und Abrechnung), elektronische Kommunikation, die Sie oder Ihre Organisation über den Dienst senden, und technische Informationen.

Daten, die wir für eine Organisation verarbeiten

Bei Kundendaten entscheidet die Organisation; sie sollte Ihre erste Anlaufstelle sein. Das Panel gibt Organisationen Werkzeuge für solche Anfragen: alle Daten zu einer Person exportieren oder löschen (anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder App-Nutzerkennung), die ganze Organisation exportieren und Postfächer mitsamt ihren E-Mails löschen.

Wir haben unseren Sitz in den Vereinigten Staaten; wir und unsere Dienstleister können personenbezogene Daten in den USA und in anderen Ländern verarbeiten, deren Datenschutzrecht sich von Ihrem unterscheidet. Wo das Gesetz es verlangt – etwa bei Übermittlungen aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz –, stützen wir uns auf geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ihre britischen und schweizerischen Entsprechungen. Organisationen, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns benötigen, können ihn unter developers@catalizo.com anfordern.

Der Dienst richtet sich an Unternehmen und nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns Daten übermittelt hat, wenden Sie sich an uns; wir löschen sie dann.

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich der Dienst ändert. Die neue Fassung veröffentlichen wir hier mit neuem Datum und informieren Kontoinhaber per E-Mail oder im Panel, bevor eine wesentliche Änderung wirksam wird.

Catalizo Global Solutions, Vereinigte Staaten – Fragen zu Datenschutz und Recht: developers@catalizo.com.

Diese Erklärung liegt in mehreren Sprachen vor. Weicht eine Übersetzung von der englischen Fassung ab, ist die englische Fassung maßgeblich.